Nota sobre la Asistencia Virtual en Ambito Financiero - 2 de junio de 2014

Matías Ortega escribió esta nota, titulada "Secretarias virtuales: las todo terreno". Me gustaría recalcar los siguientes párrafos:

Una asistente virtual lleva a cabo las tareas propias de una secretaria tradicional, pero incorpora además aspectos vinculados a la gestión empresarial. Se trata de una alternativa para aquellos que no requieran la presencia física en la atención a sus clientes, pero necesiten delegar cuestiones administrativas que le insumen demasiado tiempo. Cabe señalar que pueden llega a manejar más de una cuenta, algo que tendrá que evaluar quien decida contratarla.

Al ser un servicio, no es en relación de dependencia -aunque también puede serlo en caso de que se requiera exclusividad-; se debe tener en cuenta que estas asistentes presupuestan a cada cliente por la tarea que van a realizar, que depende de su complejidad, las horas de trabajo y la duración del proyecto. Como contrapartida, quienes las contratan ahorrarán los costos que implica equipar ese espacio de trabajo y estarán exentos del pago de cuestiones como cargas sociales, aguinaldo, vacaciones, ART, etc.

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"La industria de la asistencia virtual implica acompañar a clientes en todo tipo de proyectos desde el planeamiento estratégico, tareas administrativas esenciales, marketing, social media, transcripciones, organización de eventos, logística de viajes ejecutivos, traducciones públicas, entre otras cuestiones", explica Marcela Frugoni, quien dirige Bureau Red, y es pionera de esta modalidad en el mundo de habla hispana.

Desde 2002, Bureau Red ha capacitado y certificado a más de 400 asistentes virtuales en casi 20 países. "Lo importante es tener en cuenta que una virtual assistant conoce de empresas, tiene la experiencia de haber colaborado durante su trabajo tradicional junto a sus jefes y hoy se perfecciona para acompañar a sus clientes frente a nuevos desafíos dado que ella misma pudo formar su propia empresa", señala Frugoni. "Esto implica conocer de ética, de compromiso, de gestión, toma de decisiones, y brinda un valor agregado a la compañía", agrega.

Las asistentes formadas por Bureau Red se rigen bajo un estricto acuerdo de confidencialidad, el cual les permite que ante una dificultad consulten a sus pares para que las ayuden desde su experiencia a resolverla. Además, a través de salas de conferencia on line mantienen una capacitación continua que incluso puede adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente.

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Mirna Bajraj, una asistente con más de 20 años de experiencia en compañías nacionales y extranjeras, cuenta cómo es trabajar en esta actividad a distancia. "Muchas veces no hay necesidad de tener una empleada con una carga horaria de una jornada laboral completa, entonces puede contratarse sólo para el trabajo que se necesita", afirma. Y destaca que de esta forma empresas pequeñas pueden sumar como un plus a su actividad la experiencia de una secretaria ejecutiva de grandes corporaciones.

Por su parte, Analía Skerk, otra secretaria virtual certificada, señala que este tipo de trabajo "es un desafío que no es para cualquiera" debido a la "libertad de acción" que conlleva a diferencia de las empleadas tradicionales. Pero resalta que para las empresas es una alternativa "que conviene económicamente".

Para leer la nota completa: http://ambito.com/diario/noticia.asp?id=743391

7 Pasos para Pasar de la Idea a la Acción

El brainstorming es sólo un primer paso para la innovación. Lo que en realidad importa es la ejecución y la puesta en marcha de las ideas.
Esta afirmación puede parecer obvia, sin embargo es un auténtico reto para la mayoría de las startups, según afirman los autores de este artículo en MIT Sloan Management Review. Como solución al olvido en el que suelen caer las ideas tras una sesión de brainstorming, los autores proponen un plan que en siete pasos, puede asegurarnos convertir esas ideas en una realidad para nuestros negocios:

1. Define el problema y el espacio para la solución.

El objetivo es crear límites en el proceso de generación de ideas . ¿Qué problema estás tratando de resolver? “Establece limitaciones en las fuerzas espaciales de los problemas y sus soluciones para profundizar en un área concreta”, señalan los autores. “El resultado es normalmente una gama mucho más amplia de las ideas que están en el objetivo y que tienen posibilidades reales de avanzar para conseguir impacto”.

2. Divide el problema.

Utiliza una técnica visual como la diagramación para reducir el problema a fragmentos más pequeños y manejables, esto te permitirá identificar las barreras que te impiden lograr una solución.

3. Haz del problema algo personal.

¿Cómo se logra esto? Observando y describiendo a los individuos que se ven afectados por el problema (y que también se verían afectados por las soluciones propuestas). “El objetivo es que sea lo más real y tangible posible para las personas que van a generar las ideas”, señalan.

4. Busca los puntos de vista de personas ajenas al problema.

En otras palabras, no resuelvas el problema en el vacío.  Busca expertos en el área del problema que te permitan hacer conexiones entre las distintas parcelas del problema, estas personas se habrán enfrentado a situaciones similares a lo largo de su carrera y su aporte desde afuera será muy valioso.

5. Diverge antes de converger. 

Necesitas alimentar algún conflicto en las discusiones que se produzcan en el proceso. De lo contrario, como todas sabemos, una reunión puede convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo, donde los valiosos minutos se pierden en la formulación y comunicación de las  primeras ideas, en lugar de lo que podrían ser las mejores. ¿La solución? “Comienza por pedir a los participantes que escriban tantas ideas como puedan de forma individual entre cinco y diez minutos. La técnica tiene dos ventajas: en primer lugar, permite a los introvertidos (que pueden experimentar timidez a la hora de compartir sus sugerencias en grupo) la oportunidad de maximizar su contribución y en segundo lugar, contar con un montón de ideas sobre el papel antes de que comience la discusión evita que el grupo se agrupe en torno a una solución concreta antes de tiempo”, señalan los autores.

6. Crea ideas-resumen. 

Una idea-resumen es un documento de una página que enumera los siguientes atributos: cómo los clientes van a aprender acerca de ello o acceder a ella,  qué recursos o procesos son necesarios para que sea una realidad y cómo la solución va a lograr la sostenibilidad económica. El beneficio de la idea-resumen es que (cuando estén terminadas) permiten a todas las partes involucradas escanear y compartirlas de una manera que invita a comparaciones ” manzanas con manzanas” y ” garantiza que las ideas sean evaluadas en sí mismas en lugar de de lo bien que se han comunicado”.

7. Crea un plan de aprendizaje. 

Las ideas que finalmenten aparece en estos resúmenes, contendrán suposuciones que necesitan ser testadas, así que el séptimo y último paso es diseñar estos tests detallando qué es lo que quieres aprender de ellos. “Y para las empresas que albergan la esperanza de convertir las ideas en acción”, indican los autores, “aquí es donde comienza el verdadero trabajo”.

 http://www.ellas2.org/2014/01/07/7-pasos-para-pasar-de-la-idea-a-la-accion/

¿Por qué Son Pocas las PyMEs que Utilizan un CRM?

Según investigaciones, las principales barreras de adopción de este tipo de solución para una pequeña o mediana empresa, se pueden resumir en:

Costo. La mayoría de las empresas consideran que la puesta en marcha y adquisición de una solución de este tipo es muy costosa y se encuentra fuera del alcance de una pyme. Para aquellos que en algún momento trabajaron en empresas de mayor envergadura, tienen el amargo recuerdo de una flota de consultores externos y durante un período de tiempo más que prologado, y facturando por hora...  y si agregamos a esto los costos de las licencias, la puesta en marcha del equipamiento necesario y la incorporación de los recursos para poder sostenerlo, las cuentas resultan en montos irreales para una pyme.

Tiempos de puesta en marcha. Promesas incumplidas, períodos prolongados, y con costos adicionales impredecibles. Demasiado tiempo para una pyme. Una pyme necesita poder comenzar a usar la solución seleccionada en cuestión de semanas o pocos meses.

Recursos. Contratar o incorporar recursos que puedan mantener la aplicación y la infraestructura necesaria para que esta corra.

Cambios de paradigmas. La puesta en marcha de una solución de CRM requiere capacitar a los usuarios, no sólo desde el punto de vista de la solución de CRM elegida, sino también en muchos casos requiere de un cambio de paradigma o filosofía de trabajo.

Alcance. Se sabe que hasta las grandes empresas utilizan sólo una pequeña parte de todas las funcionalidades que provee un CRM. Las pymes se pueden sentir sobrepasadas por la cantidad de funcionalidades que realmente no necesita y agrega complejidad a su uso y puesta en marcha.

Pero, ¡tenemos una buena noticia! Los tiempos han cambiado y pueden encontrar en el mercado soluciones de CRM acordes a su realidad.

• CRM con costos accesibles y predecibles.
• De rápida puesta en marcha.
• Administrables y configurables. Sin la necesidad de intervención de recursos especializados.
• En la nube y por suscripción. Sin costos de equipamiento, ni licencias, ni los recursos necesarios para mantenerlos.
• Simples de usar, intuitivos y consistentes.

Alcance. Su simplicidad permite que usted active sólo aquellas funcionalidades que necesita.

Podemos encontrar diversas opciones, los precios varían según versión y opción, y según la forma que se opte implementarlo. Salesforce.com, Sugar CRM, Sage CRM, Microsoft Dynamics y BA Minds CRM son algunas de las soluciones disponibles para pymes de Latinoamérica, en la nube y en español. Algunos de estos cuentan con representantes o partners locales. Algunos de estos fueron pensados para empresas de mayor envergadura pero cuentan con opciones básicas que bien pueden satisfacer la necesidad de una pyme. Consulten con cada uno de ellos y descubrirán que existen opciones viables para su empresa.

María Jose Rodrigo

http://www.pymeyemprendedores.com/especiales/crm/por-que-son-pocas-las-pymes-que-utilizan-un-crm.html

¿Su empresa utiliza un CRM? ¿Por qué o por qué no? ¡Nos encanta conocer sus experiencias!

La otra Mirada de la Cultura Organizacional

El “management tradicional”, es decir la gestión o administración de una empresa, predice los resultados que la empresa debe obtener, y planifica y controla para que los resultados sean eficientes, con el despliegue y manipulación de los recursos financieros, recursos tecnológicos, los recursos humanos y naturales.

-En esta tradicional práctica organizacional, las personas necesitan ser controladas para que puedan desempeñar las tareas adecuadamente, y con el fin de cumplir con los resultados deseados de la empresa, se basan en esa presunción del control.

-El mismo estilo que en un momento fue exitoso, puede constituirse en la raíz de una amenaza en este futuro.

-En los últimos quince años de globalización y competencia internacional, hemos aprendido que ya no podemos depender de unos pocos líderes solos en la cima de la organización para que dirijan y controlen el trabajo de todos los demás.

•La otra mirada de la cultura organizacional que produce resultados extraordinarios, interpreta que la única manera de crear la cultura de una organización es a través de los integrantes que la componen:

•“Los seres humanos y sus relaciones.” Es exclusivamente por el efecto de los individuos que la organización tiene resultados.

•La “cultura” de una organización determina la forma de ser de la organización y se constituye a partir de sus necesidades. La cultura es lo que no se ve, es todo aquello que se puede y no se puede hacer, son todas las creencias que dicen que algo es posible de conseguir o no. Es lo que de alguna manera establece el marco donde vive la organización, son las reglas de juego que no están escritas en ningún lado pero están implícitas en todas las circunstancias y situaciones que suceden. Son de alguna manera las prácticas sociales que hicieron la historia de la organización y son las que determinan su futuro.

•Como dice Fernando Flores: “La cultura organizacional es en definitiva una red de conversaciones que se configuran a partir de las conversaciones que sostenemos con otros. Las conversaciones que sostenemos (y las que no sostenemos) son las que están produciendo y reproduciendo la relación con la empresa y sus resultados. Los problemas no existen, lo que sí existe son seres humanos que tienen problemas. Existen los problemas interpretativos en la comunicación.”

•Por ello que es importante reconocer que tipo de conversaciones configuran la cultura empresarial y como las escuchamos.

•Si hacemos una reflexión sobre las conversaciones, hay conversaciones que abren mundos y otras que cierran mundos.

•Para administrar y dirigir empresas es fundamental administrar las comunicaciones. El que promete y cumple cobra mucho más caro que el que simplemente ejecuta. Por ejemplo: Federal Express es una de las mayores compañías en el mundo de correo de carga no por ser los más veloces, sino por estar coordinados a tiempo con sus entregas.

-“Si tus acciones inspiran a otros a soñar más,a aprender más,a hacer más, y ser mejores, eres un líder”.

•Generalmente la producción de una empresa se enfoca en el resultado, pero si nosotros solo estamos orientados hacia los resultados, no vemos el proceso que se genera en la producción, ni las oportunidades que el proceso nos ofrece, nuestra mirada está cerrada. Para que una empresa obtenga resultados extraordinarios, es necesario que los individuos que la componen participen, opinen libremente y generen conversaciones. De esta manera se desarrolla un proceso en el que todos son partícipes de la cultura organizacional, se transforman en personas protagonistas y comprometidas en la colaboración, la solidaridad y los resultados.

•El conversar implica un hacer en el lenguaje, si yo cambio mi conversación, cambio mi hacer, también mi sentido de responsabilidad.

•“El lenguaje es el vehículo por el cual coordinamos acciones efectivas entre las personas”.

•Lo que necesitamos hoy en día, es que las empresas puedan desarrollar y potenciar a las personas como líderes que pueden crear el futuro, y generar nuevas posibilidades de reinvención para la acción de nuevos resultados.

•Lo más relevante es la construcción de equipo, y el resultado llegará en función a ese equipo. “La mejor manera de predecir el futuro es crearlo.”

Ana Lepri es Técnica en Liderazgo y Diseño Ontológico, y Jefa Editora de Liderazgo Empresarial de Somos Pymes – http://www.somos-pymes.com/la-otra-mirada-de-la-cultura-organizacional_1_1_s_24_4856.html

Lo Nuevo: Marketing Visual en Medios y Redes Sociales

¿Preparados para la nueva era del Marketing Visual en medios y Redes Sociales?

Tradicionalmente hablamos de que el contenido es el rey; si a esto le añadimos que una gran parte del contenido que se comparte en el medio online es visual, obtendremos un cóctel explosivo.

2 tercios de la población asimila la información a partir de una percepción visual. La imagen permite transmitir de un solo golpe de vista mucha más información que el texto plano. Además, estamos psicologicamente preparados para ello. De hecho, el 90% de la información que recibe nuestro cerebro es visual.Como ejemplo de ello podemos añadir que:

• Los posts en Facebook que registran una mayor interacción son los que incluyen imágenes
• Pinterest basa la clave de su éxito en su carácter eminentemente visual
• Youtube es el segundo buscador a nivel mundial
• La demanda de infografías ha experimentado un crecimiento espectacular, del 800% en solo dos años
• Los posts que reciben más visitas son aquellos que incluyen fotografías

Esto supone una gran oportunidad para las marcas, que pueden reforzar su estrategia de contenidos incluyendo un alto componente gráfico y visual:

Utiliza en tu web imágenes de calidad, relevantes para el sector, que resulten atractivas para los usuarios. Esto beneficiará a la página en términos de convertibilidad web, favoreciendo que estos compartan la página, lo que genere a su vez más tráfico referencial. Asimismo, mejora la imagen de la empresa, y transmite confianza. Para averiguar qué imágenes son las que tienen mejor acogida, compártelas en tus perfiles sociales, tus propios usuarios te dirán cuáles prefieren.

Mejora la efectividad de tu contenido apoyándote en el atractivo de la imagen. Refuerza tu mensaje con una imagen impactante; optimiza tus perfiles con una foto de perfil que transmita tus valores. Juega con la cabecera de Facebook, tienes un gran escaparate para utilizar. No olvides cuidar la presentación de tus productos. Recuerda, la primera imagen es la que cuenta, y tienes que causar una buena impresión en todas tus acciones.

Desarrolla una estrategia de marketing visual en Social Media.Aprovecha el potencial de las redes sociales basadas en la imagen, como Pinterest, Instagram, Flirck o Tumblr. De este modo ampliarás tu presencia online y abrirás otra vía para difundir tu marca. 

Aprovecha el potencial del video marketing. Como decíamos antes, Youtube es una de las principales fuentes de información. Se espera que el contenido audiovisual constituya el 90% del tráfico en internet. No dejes escapar esta oportunidad y realiza tus primeros pinitos como productor. Con esto no me refiero a que te hagas un hueco en la industria del cine, también puedes crear presentaciones, animaciones a base de fotos estáticas? lo importante es que las imágenes sean de calidad y que el mensaje sea interesante para tu audiencia.

Fuente: Puro Marketing - http://www.puromarketing.com/42/15238/preparados-para-nueva-marketing-visual-medios-redes-sociales.html

¿Tenés Dudas sobre los Servicios de Asistencia Virtual?

Les espero este miércoles 19 de diciembre para chatear sobre cómo delegar con eficacia y eficiencia. Varias colegas y yo estaremos de 9:00 a 11:00 estaremos contestando todas las dudas e inquietudes.

Lugar: Facebook./tuasistenteonline

Enlace: https://apps.facebook.com/clobby-chat/120516201343926/

Anotaciones de YouTube

Mis colegas de ScreencastVA nos enseñas cómo introducir anotaciones en nuestros videos de YouTube. Les confieso que yo siempre aprendo algo con ellas, por eso me gusta compartir sus consejos también con ustedes. ¡Espero que les sea útil!

Anotaciones en YouTube