¡Feliz Navidad!

Icon Virtual Assistance les desea una muy Feliz Navidad, llena de amor y paz y un 2009 colmado de proyectos y desafios. ¡Felicidades!

Negocio Organizado, Negocio Redituable

En el hemisferio sur, nos estamos preparando para terminar el año e irnos de vacaciones. Pero no permita que las vacaciones lo estresen y arruinen el trabajo de todo un año. Patricia Schiff Estess escribió esta nota pensando justamente en nosotros.

No permita que el desorden acabe con el negocio que instaló en su hogar.

Su oficina en casa es un caos. Los pedidos se acumulan. Llegan contratos. La gente llama, envía correos electrónicos o faxes solicitando información. Es necesario atender a los clientes. ¿Hay tiempo para vacaciones?

Quizá no. Los empresarios con oficinas en casa rara vez se dan el lujo de soltar las riendas y tomar el tiempo para recargar energías, a menos que lo planeen con anticipación. Saben que es necesario atender a sus clientes y que son los únicos que pueden hacerlo (o quienes mejor lo hacen). Los cabos sueltos que dejan atrás generan angustia, pues pueden convertirse en verdaderos nudos con resultados pésimos. "La gente experimenta pánico al pensar que a su regreso de vacaciones su negocio ya no existirá", comenta Stacy Brice, presidente de AssistU, una empresa en casa ubicada en Maryland, que capacita a asistentes "virtuales".

Por consiguiente, es necesario planear lo que Susan Pilgrim llama las "vacaciones de las tres R": tiempo para Renovarse, Refrescarse y Reposar. Pilgrim, presidente de Life Investments, empresa de asesoría en Atlanta que se especializa en equilibrar la vida empresarial con la personal, señala que la gente que maneja un negocio en casa suele trabajar entre 14 y 16 horas al día, a veces, siete días a la semana. "Este tipo de presión termina por agotar a cualquiera y disminuye la atención que puede dar a sus clientes", comenta.

Y cabe aclarar que planear una ausencia es difícil incluso para Pilgrim, quien admite: "Después de todos estos años, sigue siendo un desafío".

Empaque la Mente

El desafío es tanto psicológico como real. Es necesario disponerse mentalmente para partir. Con el fin de lograrlo, recurra a estas técnicas:

# Concédase "permiso" para abandonar el negocio. Si realmente comprende que es necesario cuidarse para dirigir mejor so negocio, podrá darse permiso. "Un truco mental que parece tonto, pero que resulta útil es escribirse una autorización", dice Hiyaguha Cohen, asesora vocacional en Massachusetts. "Al escribir sus planes, éstos cobran mayor importancia y puede realizarlos con mayor facilidad".

# Reserve el tiempo con mucha anticipación o se deslizará entre sus manos. Para Barry Schneider, presidente de Pram Advertising, Co. en Manhattan, eso significa realizar seguimientos de su negocio y calcular cuándo son las épocas de menos trabajo para después coordinar planes con su esposa, quien trabaja en un despacho de arquitectos. Con planeación anticipada, los Schneider pueden tomarse hasta un mes de vacaciones y, al menos, un puente al año.

# Solicite a su agente de viajes, cónyuge o compañero de viaje que realice los trámites necesarios. Pida que alguien planee el viaje, haga las reservaciones de boletos de avión, hotel y alquiler de auto. Si planear las vacaciones le provoca tensión extra, no vale la pena esforzarse en este punto.

# Comience en pequeño. "Quienes se sienten nerviosos por abandonar el negocio deben comenzar por un viaje corto, quizá un fin de semana de tres días", sugiere Brice. Un fin de semana bien aprovechado puede convertirse en un periodo de cinco días la próxima vez.

# Disfrute los preparativos. Antes de partir, visite al estilista y cómprese ropa nueva. "Al cambiar de apariencia, inconscientemente sabrá que está a punto de iniciar algo nuevo e importante", aconseja Cohen.

Listo para Marchar

Quienes dirigen empresas desde su hogar necesitan organizar distintos aspectos antes de las vacaciones. A continuación aparecen algunos problemas que exigen solución antes de partir.

¿Necesito alguien que me cubra? Para algunos negocios esto no es posible ni deseable. El escritor que trabaja de manera independiente, por ejemplo, no tiene suplente. Pero si la asistencia necesaria es de carácter administrativo y usted cuenta con alguien que le ayude, quizá sea el momento para poner a prueba la capacidad del asistente. Piense en un asistente virtual que revise sus mensajes telefónicos y de correo electrónico, que además reciba indicaciones acerca del manejo de todas las emergencias y que lo llame sólo en caso de una emergencia familiar o de una llamada de los medios.

Si no cuenta con asistentes, virtuales o de otra naturaleza, pero considera que necesita que revisen el correo y respondan a llamadas importantes, busque una mancuerna. Por ejemplo, intente llegar a un acuerdo con alguien que también maneja un negocio en casa. Hay numerosas formas para ayudarse entre sí cuando cada quien toma vacaciones: abrir correo, depositar cheques, tomar pedidos. Sus indicaciones deben incluir números de teléfono importantes, la forma en que se manejan asuntos de rutina y lo que pudiera considerarse como una emergencia ante la cual deben llamarle por teléfono.

¿Qué requieren saber mis clientes? Algunas personas, como Barry Schneider, no cambian el mensaje de sus contestadoras porque llaman todos los días (aunque los expertos en stress afirman que esto disminuye los beneficios de las vacaciones). Sólo cuando Schneider devuelve las llamadas es cuando informa a la persona que está fuera de la ciudad. "Con la actual tecnología nadie se entera de que uno está de vacaciones".

Las cosas son diferentes para Ralph Levey, presidente de Italy Farm Holidays, empresa ubicada en Nueva York, que se dedica a organizar la estancia de vacaciones en apartamentos, viñedos, casas, castillos y granjas familiares en Italia.

En sus dos viajes anuales a Italia, en parte para vacacionar y también para trabajar, quiere que sus clientes sepan que está en Italia y que no podrá enviarles folletos ni responder a sus llamadas de inmediato; por consiguiente, el mensaje electrónico informa precisamente eso.

Susan Pilgrim utiliza su mensaje electrónico para proporcionar aún más información. "Por lo general digo que estoy fuera de la oficina y que tengo poco tiempo para tomar llamadas. Sin embargo, solicito que dejen su nombre y número telefónico y que responderé a la llamada a mi regreso, digamos, el martes por la mañana. Y lo hago", asegura Pilgrim.

¿Qué puedo hacer antes de salir para reducir la tensión a mi regreso? Pilgrim jamás hace citas el primer día después de vacaciones. Lo utiliza para revisar asuntos prioritarios, incluyendo responder llamadas.

¿Es posible mezclar placer y negocios? Durante la primera semana, una vez de regreso a su hogar, Levey se dedica a descansar. Nada de trabajo. Las cinco semanas siguientes, él y su esposa viajan por la campiña italiana, deteniéndose en posadas y frecuentando tabernas para recomendarlas a los viajeros. Es parte del trabajo. Para empresarios con negocios similares, es posible mezclar trabajo y placer. Pero en otro tipo de negocios, mezclar ambas actividades no proporciona descanso.

¿Cómo puedo usar la tecnología para mejorar, no arruinar, las vacaciones? Es obvio que evitar la tecnología depende del tipo de negocio que maneje. Levey, por ejemplo, no puede permanecer mucho tiempo sin el celular o su computadora portátil con fax y módem. Pero, lejos de estar adherido al equipo, lo usa sólo cuando es necesario. Brice funciona distinto. Ella quiere alejarse por completo de la tecnología y elige lugares donde ésta no pueda conectarse (por ejemplo, una cabaña en las montañas, sin teléfono) o donde su uso resulte muy costoso, como en cruceros.

Todos los asesores de empresarios en casa que entrevisté admiten que tomarse vacaciones es difícil incluso para ellos. Sin embargo, valoran la importancia del descanso como oportunidad para revitalizar cuerpo y mente. Aunque Pilgrim sugiere vacaciones trimestrales, quizá resulte imposible escaparse cada tres meses. Pero, el mero hecho de comprender que es imposible continuar con un ritmo que empieza a ser agobiante, es el primer paso para abandonar la oficina.

La Hora, Por Favor

Ralph Levey considera que dar un servicio eficiente es fundamental al regresar de un viaje de placer; por lo tanto, deja mensajes muy completos en su contestadora cuando vacaciona a Europa. Levey asegura a sus clientes que está en contacto con su contestadora todos los días y que responderá las llamadas inmediatamente si surge un problema o al cabo de unos cuantos días si el asunto es apremiente. Antes el empresario incluía el número telefónico de su casa en Italia para casos de emergencia. "Dejé de hacerlo cuando un cliente, pensando que el horario de Italia era de seis horas menos que Nueva York, me llamó a la una de la mañana para preguntarme sobre sus planes de viaje". Es indudable que aprendemos de nuestros errores.

Publicado en EntrepeneurenEspañol.com