Nota sobre la Asistencia Virtual en Ambito Financiero - 2 de junio de 2014

Matías Ortega escribió esta nota, titulada "Secretarias virtuales: las todo terreno". Me gustaría recalcar los siguientes párrafos:

Una asistente virtual lleva a cabo las tareas propias de una secretaria tradicional, pero incorpora además aspectos vinculados a la gestión empresarial. Se trata de una alternativa para aquellos que no requieran la presencia física en la atención a sus clientes, pero necesiten delegar cuestiones administrativas que le insumen demasiado tiempo. Cabe señalar que pueden llega a manejar más de una cuenta, algo que tendrá que evaluar quien decida contratarla.

Al ser un servicio, no es en relación de dependencia -aunque también puede serlo en caso de que se requiera exclusividad-; se debe tener en cuenta que estas asistentes presupuestan a cada cliente por la tarea que van a realizar, que depende de su complejidad, las horas de trabajo y la duración del proyecto. Como contrapartida, quienes las contratan ahorrarán los costos que implica equipar ese espacio de trabajo y estarán exentos del pago de cuestiones como cargas sociales, aguinaldo, vacaciones, ART, etc.

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"La industria de la asistencia virtual implica acompañar a clientes en todo tipo de proyectos desde el planeamiento estratégico, tareas administrativas esenciales, marketing, social media, transcripciones, organización de eventos, logística de viajes ejecutivos, traducciones públicas, entre otras cuestiones", explica Marcela Frugoni, quien dirige Bureau Red, y es pionera de esta modalidad en el mundo de habla hispana.

Desde 2002, Bureau Red ha capacitado y certificado a más de 400 asistentes virtuales en casi 20 países. "Lo importante es tener en cuenta que una virtual assistant conoce de empresas, tiene la experiencia de haber colaborado durante su trabajo tradicional junto a sus jefes y hoy se perfecciona para acompañar a sus clientes frente a nuevos desafíos dado que ella misma pudo formar su propia empresa", señala Frugoni. "Esto implica conocer de ética, de compromiso, de gestión, toma de decisiones, y brinda un valor agregado a la compañía", agrega.

Las asistentes formadas por Bureau Red se rigen bajo un estricto acuerdo de confidencialidad, el cual les permite que ante una dificultad consulten a sus pares para que las ayuden desde su experiencia a resolverla. Además, a través de salas de conferencia on line mantienen una capacitación continua que incluso puede adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente.

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Mirna Bajraj, una asistente con más de 20 años de experiencia en compañías nacionales y extranjeras, cuenta cómo es trabajar en esta actividad a distancia. "Muchas veces no hay necesidad de tener una empleada con una carga horaria de una jornada laboral completa, entonces puede contratarse sólo para el trabajo que se necesita", afirma. Y destaca que de esta forma empresas pequeñas pueden sumar como un plus a su actividad la experiencia de una secretaria ejecutiva de grandes corporaciones.

Por su parte, Analía Skerk, otra secretaria virtual certificada, señala que este tipo de trabajo "es un desafío que no es para cualquiera" debido a la "libertad de acción" que conlleva a diferencia de las empleadas tradicionales. Pero resalta que para las empresas es una alternativa "que conviene económicamente".

Para leer la nota completa: http://ambito.com/diario/noticia.asp?id=743391

7 Pasos para Pasar de la Idea a la Acción

El brainstorming es sólo un primer paso para la innovación. Lo que en realidad importa es la ejecución y la puesta en marcha de las ideas.
Esta afirmación puede parecer obvia, sin embargo es un auténtico reto para la mayoría de las startups, según afirman los autores de este artículo en MIT Sloan Management Review. Como solución al olvido en el que suelen caer las ideas tras una sesión de brainstorming, los autores proponen un plan que en siete pasos, puede asegurarnos convertir esas ideas en una realidad para nuestros negocios:

1. Define el problema y el espacio para la solución.

El objetivo es crear límites en el proceso de generación de ideas . ¿Qué problema estás tratando de resolver? “Establece limitaciones en las fuerzas espaciales de los problemas y sus soluciones para profundizar en un área concreta”, señalan los autores. “El resultado es normalmente una gama mucho más amplia de las ideas que están en el objetivo y que tienen posibilidades reales de avanzar para conseguir impacto”.

2. Divide el problema.

Utiliza una técnica visual como la diagramación para reducir el problema a fragmentos más pequeños y manejables, esto te permitirá identificar las barreras que te impiden lograr una solución.

3. Haz del problema algo personal.

¿Cómo se logra esto? Observando y describiendo a los individuos que se ven afectados por el problema (y que también se verían afectados por las soluciones propuestas). “El objetivo es que sea lo más real y tangible posible para las personas que van a generar las ideas”, señalan.

4. Busca los puntos de vista de personas ajenas al problema.

En otras palabras, no resuelvas el problema en el vacío.  Busca expertos en el área del problema que te permitan hacer conexiones entre las distintas parcelas del problema, estas personas se habrán enfrentado a situaciones similares a lo largo de su carrera y su aporte desde afuera será muy valioso.

5. Diverge antes de converger. 

Necesitas alimentar algún conflicto en las discusiones que se produzcan en el proceso. De lo contrario, como todas sabemos, una reunión puede convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo, donde los valiosos minutos se pierden en la formulación y comunicación de las  primeras ideas, en lugar de lo que podrían ser las mejores. ¿La solución? “Comienza por pedir a los participantes que escriban tantas ideas como puedan de forma individual entre cinco y diez minutos. La técnica tiene dos ventajas: en primer lugar, permite a los introvertidos (que pueden experimentar timidez a la hora de compartir sus sugerencias en grupo) la oportunidad de maximizar su contribución y en segundo lugar, contar con un montón de ideas sobre el papel antes de que comience la discusión evita que el grupo se agrupe en torno a una solución concreta antes de tiempo”, señalan los autores.

6. Crea ideas-resumen. 

Una idea-resumen es un documento de una página que enumera los siguientes atributos: cómo los clientes van a aprender acerca de ello o acceder a ella,  qué recursos o procesos son necesarios para que sea una realidad y cómo la solución va a lograr la sostenibilidad económica. El beneficio de la idea-resumen es que (cuando estén terminadas) permiten a todas las partes involucradas escanear y compartirlas de una manera que invita a comparaciones ” manzanas con manzanas” y ” garantiza que las ideas sean evaluadas en sí mismas en lugar de de lo bien que se han comunicado”.

7. Crea un plan de aprendizaje. 

Las ideas que finalmenten aparece en estos resúmenes, contendrán suposuciones que necesitan ser testadas, así que el séptimo y último paso es diseñar estos tests detallando qué es lo que quieres aprender de ellos. “Y para las empresas que albergan la esperanza de convertir las ideas en acción”, indican los autores, “aquí es donde comienza el verdadero trabajo”.

 http://www.ellas2.org/2014/01/07/7-pasos-para-pasar-de-la-idea-a-la-accion/