Cómo Hacer una Lista de Tareas más Efectiva

Seguramente, usted, como yo, tiene una larga lista de tareas que todos los días revisa, o completa, o pospone. ¿Cómo podemos organizarlas y, mejor aún, concretarlas? Les resumo un post de Ririan Project:

Según David Allen, un consultor sobre manejo del tiempo, la mayoría de las personas tienen entre 150 y 200 tareas para realizar en el corto plazo y entre 30 y 100 proyectos a el largo plazo en algún momento de su vida. Por eso, se inventaron las listas de tareas. Si tiene inconvenientes para tachar algunas tareas de su lista, lea estos consejos:

1. Escriba.

Al escribir las metas, se crean los caminos al éxito. El acto de la escritura activa la acción, pero es importante revisar la lista con frecuencia.

2. Sea específico y mensurable.

Defina y describa sus metas. Escriba cuándo y qué quiere lograr. También, explique sus razones.

3. Ponga una fecha de vencimiento.

Un sueño se convierte en meta cuando se le agrega una fecha. Sin una fecha, postergamos. Dibuje una línea horizontal con un punto en cada extremo. El punto izquierdo representa el presente y el derecho, el futuro. Aclare que quiere que suceda desde hoy hasta ese punto en el futuro.

4. Use frases positivas.

Las metas siempre deben escribirse en positivo. No describa un problema que quiera eliminar, ya que sino, se concentrará más en él.

5. Sea realista.

Está bien soñar en grande, pero vaya despacio. Si tiene una gran meta, divídala en pequeños pasos.

6. Haga listas cortas y separadas.

Separe sus metas en siete áreas: salud, relaciones, finanzas, cosas materiales, carrera, educación y recreación.

Si desean leer la nota original: 6 To-Dos For Making More Effective To-Do Lists

¿Qué tipo de servicios ofrecen las Asistentes Virtuales?

Los Asistentes virtuales pueden especializarse en diferentes servicios de soporte a negocios PYMES y personas físicas enfocándose en una particular área de producto o servicio, incluyendo administrativa, técnica, creativa, financiera y de gestión para asistir a sus clientes en forma virtual. Desde contestar llamados y responder correo electrónico hasta actualizar sitios web, armar presentación o preparar informes.

Estos son algunos de los servicios que Icon Virtual Assistance ofrece:

• Traducciones
• Organización de eventos
• Organización de viajes
• Recepción de llamados
• Recepción y manejo de correo electrónico
• Manejo de agenda
• Facturación
• Pago a proveedores
• Agenda y pago de impuestos
• Compra de regalos empresariales
• Presentaciones de Power Point
• Edición de informes, cartas, boletines
• Desgrabaciones de clases, conferencias, congresos
• Diseño de sitios Web
• Mantenimiento de sitios Web
• Investigaciones en Internet

¿Necesitás algún otro servicio? Anímate, escribinos y probá las ventajas de la Asistencia Virtual.

6 Pasos para Lograr Resultados Sobresalientes

Leí una nota publicada en Management Herald sobre el nuevo libro de Marcus Buckigham. Go, Put your strenghts to work apunta a explicarnos cómo aplicar concretamente nuestras fortalezas para maximizar nuestro éxito en el trabajo.

A lo largo del libro, el autor propone una disciplina de seis pasos para poner nuestras fortalezas a trabajar:

Paso 1: Rompa los mitos
El primer paso es estar convencido de que capitalizar nuestras fortalezas es la mejor manera de competir.

Paso 2: Aclare las cosas
Armado con un pensamiento basado en las fortalezas de los individuos, el paso siguiente es identificar sus propias fortalezas y debilidades.

Paso 3: Libere sus fortalezas
Este paso está diseñado para aprender las diferentes estrategias a fin de aprovechar sus fortalezas y ponerlas en práctica.

Paso 4: Frene sus debilidades
Este paso es especialmente desafiante porque invita a desprenderse de las debilidades para poder aplicar mejor las fortalezas.

Paso 5: Hable
Este es el momento de hablar con las personas que lo rodean de sus fortalezas, sin presumir, y de sus debilidades, sin quejarse.

Paso 6: Construya hábitos fuertes
Es necesario construir los hábitos correctos, para que a los largo del tiempo, sigamos teniendo el control de nuestras fortalezas, siempre tratando de desarrollarlas un poco más, y manteniendo a raya aquellas cosas que nos debilitan.

Datos de la investigación de Buckigham muestran que solamente el 17% de los trabajadores utilizan todas sus fortalezas en el trabajo. ¿Cómo utilizan ustedes sus fortalezas? Espero sus comentarios.

¿Cuáles son los Beneficios de Trabajar con una Asistente Virtual?

• Sólo se abona por el tiempo trabajado.
• No necesita lugar extra en su oficina o local, ni muebles, computadora ni útiles.
• Una asistente virtual puede encargarse de esos proyectos especiales o cargas de trabajo temporarias.
• Una asistente virtual maneja su propio negocios y brinda esa experiencia en cada tarea.
• Una asistente virtual estará disponible cuando su personal esté sobrecargado.
• Como las asistentes virtuales son emprendedoras independientes, usted no tiene que pagar impuestos, cargas sociales, ni medicina prepaga.
• Tampoco abona vacaciones, días por enfermedad ni feriados.

Además, también obtendrá otros beneficios extras:

• Más energía. Tendrá más energía al delegar las tareas que no le agradan.
• Más tiempo. Tendrá más tiempo para el trabajo que sí le agrada y para disfrutar los frutos de su esfuerzo.
• Más concentración. Eliminará distracciones.
• Más productividad. Con más concentración, será más productivo y efectivo, logrará sus objetivos en menos tiempo.
• Menos stress. Al lograr avanzar, los niveles de felicidad, energía y creatividad se elevan.
• Bases más fuertes. Las bases sólidas auguran crecimientos.
• Más ingresos. Todos estos elementos son clave para incrementar sus ingresos.

Negociar con éxito

Hoy quiero compartir una nota escrita por Juan Javier Alvarez que me resultó muy interesante sobre la negociación.

Constantemente negociamos. Pero a veces, perdemos de vista ciertos detalles que inutilizan nuestro esfuerzo en pos de lograr el éxito. He aquí algunos consejos y sugerencias de suma utilidad a la hora de negociar.

A modo de introducción
- Negociar no es imponer nuestra voluntad e intereses; eso de nada serviría. Negociar
es llegar a un acuerdo satisfactorio entre las partes.
- El resultado de la negociación debe beneficiar a todos. Por ello, es un error gravísimo el intentar imponerse.
- Para alcanzar este acuerdo, el negociador debe prepararse. Tiene que conocer a fondo el tema (y derivaciones del mismo) que se discutirá; poseer un estado de ánimo sereno (control de nervios y ansiedad); ser adaptativo a nuevos escenarios, ideas y situaciones; poseer el don de la empatía (acercarse al otro) y estar seguro de sí mismo y de llegar a los resultados previstos.
- Debe conocer todo lo que pueda acerca de su interlocutor, y de la trayectoria, política y estrategias de su empresa.
- Tiene que tener presente sus niveles mínimos de conformidad (hasta dónde resignar en favor de un acuerdo)
- No obstante ello, debe establezcer niveles de exigencia que, una vez negociados y a la baja, sean siempre muy ventajosos.
- Hay que organizar la oferta o propuesta de tal manera que genere, a medida que se expone, un creciente interés. Reservarse además algún "As" en la manga para sorprender gratamente e inclinar la balanza a nuestro favor nunca está de más.
A la hora de sentarse a la mesa
- Cuando se siente a negociar, deje de lado sus emociones y cualquier preconcepto que se haya formado con anterioridad. Sólo entorpecerán su función. Abra su mente. Tórnese receptivo.
- Estudie el estilo, ritmo y forma de dirigirse de su interlocutor. Busque adaptarse a él.
- Escuche más que hablar. Escuchando se aprende; hablando, no.
- Conozca las necesidades y expectativas de su interlocutor, y deje que las exponga sin interrumpirle. Demuestre genuino interés por su enfoque de la cuestión (recuerde que comprender no es ceder sus objetivos, ni tampoco es debilidad; sencillamente, es tratar de entender al otro mirando el asunto desde su perspectiva. Esto es muy ventajoso a la hora de exponer nuestros propios argumentos)
- Pregunte de forma abierta ("¿Qué opina sobre tal punto?") para permitir que su interlocutor se exprese más ampliamente, y esté atento a posibles contradicciones, reparos u omisiones. Vigile su lenguaje corporal; los gestos dicen mucho si se sabe interpretarlos. Pregunte en forma cerrada (respuestas cortas, del tipo "sí o no") cuando desee verificar si van por buen camino ("¿Estamos de acuerdo en esto?")
- Resuma pensamientos y busque su confirmación; esboce pequeñas conclusiones. A medida que avanza la conversación, puede hacerlo mediante una fórmula similar a: "Entonces, esta cifra oscilaría entre... ¿estamos de acuerdo?"
- Exponga sus argumentos y puntos de vista de forma clara y segura (si usted no lo está, ¿cómo pretende que le crean?), apoyado siempre con ejemplos y datos contrastables. Utilice cifras fáciles de recordar; evite decir: "Son 8.923 clientes los que cuentan con nuestro servicio." Reemplácelo por "cerca de 9.000".
- Intente plantearse posibles objeciones o preguntas que su interlocutor podría hacerle al escuchar su oferta, y busque respuestas. Prepare varios argumentos, con sus correspondientes ventajas. Toda negociación tiene un margen de improvisación sobre la marcha, pero hay que tratar de asistir lo mejor preparado posible.
- Si su interlocutor es un directivo de alto nivel, evite aburrirle con detalles innecesarios; vaya al grano directamente. Ayúdese con gráficos y enunciados muy directos a la hora de exponer resultados a conseguir ("Con esta alianza incrementaremos nuestra participación de mercado en un 15%")
- Promueva siempre un ambiente distendido y afable. Pero si un interlocutor se torna agresivo, jamás pierda el buen temple. Recuerde que usted es un profesional, y como tal está representando a su empresa. Debe lograr un acuerdo y para ello está sentado en esa mesa. Si el acuerdo tarda varias reuniones en concretarse, no importa. Usted está preparado para ello, y además, sabe bien que eso puede suceder. Encolerizarse o responder airadamente sólo serviría para cerrar puertas. Distienda el ambiente, pregunte por la causa de tal actitud e intente llevar de nuevo las cosas a un tono cordial.
- A la hora de mostrar su oferta, destaque claramente los resultados que se obtendrán, y no insuma más tiempo del necesario al enumerar la manera de llegar a ellos.
- Si le comparan con la competencia, no caiga en el error de criticarla. Apóyese en las ventajas diferenciales de su oferta al contestar.
- Cuando surjan objeciones por parte de su interlocutor, dedique el tiempo que sea necesario a resolverlas satisfactoriamente. Busque e implemente soluciones. ¿Están todos de acuerdo? Entonces, siga adelante.
- Si le dicen: "El precio es demasiado elevado", destaque la calidad o la oportunidad de su oferta, o cualquier otra característica diferencial. No acceda a rebajar el precio; sólo conseguirá desprestigiar su oferta y hará pensar al interlocutor que, si no decía nada, usted pretendía cobrarle en exceso.
- Establezca con su interlocutor un margen de maniobras, o una banda sobre la cual centrarán la negociación. Busque acercar posiciones.
- No intente forzar un cierre determinado en la negociación. El mismo debe llegar como consecuencia natural, al estar las partes de acuerdo en su conveniencia. Pero una vez llegado a este punto, no tenga reparos en exponerlo abiertamente.

Un último consejo...
Los negociadores son personas que se llevan, luego de cada sesión, mucho más que algunos datos objetivos. Se llevan aprecio, simpatía o desprecio hacia su interlocutor. La inteligencia emocional juega aquí, como en tantas otras facetas de la vida privada y profesional, un papel importantísimo.

Pues no sólo aplicamos estrategias y una buena dosis de experiencia al intentar cerrar un acuerdo. Nos implicamos nosotros mismos. Por eso, y por otras cosas, la negociación se constituye en un arte que día a día podemos mejorar y acrecentar. Para beneficio de todos.

Juan Javier Alvarez es Diplomado en Dirección y Administración de Empresas (EE.UU.) y Consultor internacional en Marketing y Gestión Empresarial. Ex Director de la consultora española "Estudio-Pymes". Publica trabajos y artículos en los más importantes medios de habla hispana: revistas Gestión (Argentina) y Actualidad Económica (Costa Rica); diario La Opinión, sección Negocios (Estados Unidos); revistas digitales Mercado (Argentina) y Actualidad Empresarial (España); portal Intermanagers.com.mx (México).

¿Qué es la Asistencia Virtual?

Muchas preguntas y consultas llegan a mi casilla de correo electrónico sobre la asistencia virtual. Quiero aprovechar este espacio para responder a las tantas preguntas que me hacen sobre esta novedosa industria. Intercalaré consejos y notas interesantes con las respuestas a sus inquietudes.

Comenzaré por definir la Asistencia Virtual. Según la VACC, Virtual Assistance Chamber of Commerce: “Una Asistente Virtual (o VA, Virtual Assistance en inglés) es una empresaria independiente que se especializa en proveer soporte administrativo permanente al construir relaciones estables y colaborativas con sus clientes.

Como otros proveedores de servicios, las Asistentes Virtuales operan desde sus propias oficinas y utilizan modernas tecnologías para prestar sus servicios y comunicarse con sus clientes.

El soporte que suministra una Virtual Assistant es fundamentalmente de carácter administrativo, secretarial o asistencial. Sin embargo, muchas Asistentes Virtuales brindan prestaciones adicionales considerados servicios creativos y técnicos.

Existen Asistentes Virtuales con experiencia en diversas industrias, pero la condición más importante para ser Asistente Virtual es haber trabajado por lo menos cinco años como asistente administrativa, asistente ejecutiva, secretaria, asistente o secretaria en el ámbito jurídico, asistente en el ámbito inmobiliario, encargada de oficina, etc. en una empresa real (no virtual).

Con esa experiencia, se espera que una Asistente Virtual posea las habilidades, el entrenamiento y el conocimiento comercial que conforman el distintivo de una verdadera Asistente Virtual calificada.”

¿Ustedes ya contrataron los servicios de una VA? Anímense y cuéntennos sus historias.

Bloc de Notas de Google

Google no deja de sorprender con las nuevas herramientas que ofrece. Hoy quiero recomendarles un nuevo recurso que descubrí la semana pasada y que me resultó muy útil. Si usted realiza investigaciones en Internet, el Bloc de Notas de Google seguramente le interesará.

Las ventajas que me gustaría resaltar:
*Recorta la información importante. Se puede añadir recortes de textos, imágenes y vínculos procedentes de páginas web y colocarlos en el Bloc de notas sin tener que salir de la ventana del navegador.
*Organiza las notas. Se puede crear varios blocs de notas, dividirlos en secciones y arrastrar y soltar las notas para organizarlas, añadir comentarios, categorías y realizar búsquedas.
*Accede desde cualquier parte. Se puede acceder desde cualquier equipo usando los datos de acceso a las cuentas de Google.
*Publique su bloc de notas. Puede compartir Google Bloc de notas al hacerlo público.

Para añadir recortes al Bloc de notas sólo hay que hacer clic con el botón derecho en el texto, imagen o vínculo que se desea y hacer clic en "Anotar esto (Google Bloc de notas)" en el menú. También se puede resaltar texto o imágenes en cualquier página web y hacer clic en el botón de recorte de tu bloc de notas mini, una extensión que se instala en la barra del explorador.

Espero que lo prueben y me cuenten sus experiencias.