¡Feliz Navidad!

Icon Virtual Assistance les desea una muy Feliz Navidad, llena de amor y paz y un 2009 colmado de proyectos y desafios. ¡Felicidades!

Negocio Organizado, Negocio Redituable

En el hemisferio sur, nos estamos preparando para terminar el año e irnos de vacaciones. Pero no permita que las vacaciones lo estresen y arruinen el trabajo de todo un año. Patricia Schiff Estess escribió esta nota pensando justamente en nosotros.

No permita que el desorden acabe con el negocio que instaló en su hogar.

Su oficina en casa es un caos. Los pedidos se acumulan. Llegan contratos. La gente llama, envía correos electrónicos o faxes solicitando información. Es necesario atender a los clientes. ¿Hay tiempo para vacaciones?

Quizá no. Los empresarios con oficinas en casa rara vez se dan el lujo de soltar las riendas y tomar el tiempo para recargar energías, a menos que lo planeen con anticipación. Saben que es necesario atender a sus clientes y que son los únicos que pueden hacerlo (o quienes mejor lo hacen). Los cabos sueltos que dejan atrás generan angustia, pues pueden convertirse en verdaderos nudos con resultados pésimos. "La gente experimenta pánico al pensar que a su regreso de vacaciones su negocio ya no existirá", comenta Stacy Brice, presidente de AssistU, una empresa en casa ubicada en Maryland, que capacita a asistentes "virtuales".

Por consiguiente, es necesario planear lo que Susan Pilgrim llama las "vacaciones de las tres R": tiempo para Renovarse, Refrescarse y Reposar. Pilgrim, presidente de Life Investments, empresa de asesoría en Atlanta que se especializa en equilibrar la vida empresarial con la personal, señala que la gente que maneja un negocio en casa suele trabajar entre 14 y 16 horas al día, a veces, siete días a la semana. "Este tipo de presión termina por agotar a cualquiera y disminuye la atención que puede dar a sus clientes", comenta.

Y cabe aclarar que planear una ausencia es difícil incluso para Pilgrim, quien admite: "Después de todos estos años, sigue siendo un desafío".

Empaque la Mente

El desafío es tanto psicológico como real. Es necesario disponerse mentalmente para partir. Con el fin de lograrlo, recurra a estas técnicas:

# Concédase "permiso" para abandonar el negocio. Si realmente comprende que es necesario cuidarse para dirigir mejor so negocio, podrá darse permiso. "Un truco mental que parece tonto, pero que resulta útil es escribirse una autorización", dice Hiyaguha Cohen, asesora vocacional en Massachusetts. "Al escribir sus planes, éstos cobran mayor importancia y puede realizarlos con mayor facilidad".

# Reserve el tiempo con mucha anticipación o se deslizará entre sus manos. Para Barry Schneider, presidente de Pram Advertising, Co. en Manhattan, eso significa realizar seguimientos de su negocio y calcular cuándo son las épocas de menos trabajo para después coordinar planes con su esposa, quien trabaja en un despacho de arquitectos. Con planeación anticipada, los Schneider pueden tomarse hasta un mes de vacaciones y, al menos, un puente al año.

# Solicite a su agente de viajes, cónyuge o compañero de viaje que realice los trámites necesarios. Pida que alguien planee el viaje, haga las reservaciones de boletos de avión, hotel y alquiler de auto. Si planear las vacaciones le provoca tensión extra, no vale la pena esforzarse en este punto.

# Comience en pequeño. "Quienes se sienten nerviosos por abandonar el negocio deben comenzar por un viaje corto, quizá un fin de semana de tres días", sugiere Brice. Un fin de semana bien aprovechado puede convertirse en un periodo de cinco días la próxima vez.

# Disfrute los preparativos. Antes de partir, visite al estilista y cómprese ropa nueva. "Al cambiar de apariencia, inconscientemente sabrá que está a punto de iniciar algo nuevo e importante", aconseja Cohen.

Listo para Marchar

Quienes dirigen empresas desde su hogar necesitan organizar distintos aspectos antes de las vacaciones. A continuación aparecen algunos problemas que exigen solución antes de partir.

¿Necesito alguien que me cubra? Para algunos negocios esto no es posible ni deseable. El escritor que trabaja de manera independiente, por ejemplo, no tiene suplente. Pero si la asistencia necesaria es de carácter administrativo y usted cuenta con alguien que le ayude, quizá sea el momento para poner a prueba la capacidad del asistente. Piense en un asistente virtual que revise sus mensajes telefónicos y de correo electrónico, que además reciba indicaciones acerca del manejo de todas las emergencias y que lo llame sólo en caso de una emergencia familiar o de una llamada de los medios.

Si no cuenta con asistentes, virtuales o de otra naturaleza, pero considera que necesita que revisen el correo y respondan a llamadas importantes, busque una mancuerna. Por ejemplo, intente llegar a un acuerdo con alguien que también maneja un negocio en casa. Hay numerosas formas para ayudarse entre sí cuando cada quien toma vacaciones: abrir correo, depositar cheques, tomar pedidos. Sus indicaciones deben incluir números de teléfono importantes, la forma en que se manejan asuntos de rutina y lo que pudiera considerarse como una emergencia ante la cual deben llamarle por teléfono.

¿Qué requieren saber mis clientes? Algunas personas, como Barry Schneider, no cambian el mensaje de sus contestadoras porque llaman todos los días (aunque los expertos en stress afirman que esto disminuye los beneficios de las vacaciones). Sólo cuando Schneider devuelve las llamadas es cuando informa a la persona que está fuera de la ciudad. "Con la actual tecnología nadie se entera de que uno está de vacaciones".

Las cosas son diferentes para Ralph Levey, presidente de Italy Farm Holidays, empresa ubicada en Nueva York, que se dedica a organizar la estancia de vacaciones en apartamentos, viñedos, casas, castillos y granjas familiares en Italia.

En sus dos viajes anuales a Italia, en parte para vacacionar y también para trabajar, quiere que sus clientes sepan que está en Italia y que no podrá enviarles folletos ni responder a sus llamadas de inmediato; por consiguiente, el mensaje electrónico informa precisamente eso.

Susan Pilgrim utiliza su mensaje electrónico para proporcionar aún más información. "Por lo general digo que estoy fuera de la oficina y que tengo poco tiempo para tomar llamadas. Sin embargo, solicito que dejen su nombre y número telefónico y que responderé a la llamada a mi regreso, digamos, el martes por la mañana. Y lo hago", asegura Pilgrim.

¿Qué puedo hacer antes de salir para reducir la tensión a mi regreso? Pilgrim jamás hace citas el primer día después de vacaciones. Lo utiliza para revisar asuntos prioritarios, incluyendo responder llamadas.

¿Es posible mezclar placer y negocios? Durante la primera semana, una vez de regreso a su hogar, Levey se dedica a descansar. Nada de trabajo. Las cinco semanas siguientes, él y su esposa viajan por la campiña italiana, deteniéndose en posadas y frecuentando tabernas para recomendarlas a los viajeros. Es parte del trabajo. Para empresarios con negocios similares, es posible mezclar trabajo y placer. Pero en otro tipo de negocios, mezclar ambas actividades no proporciona descanso.

¿Cómo puedo usar la tecnología para mejorar, no arruinar, las vacaciones? Es obvio que evitar la tecnología depende del tipo de negocio que maneje. Levey, por ejemplo, no puede permanecer mucho tiempo sin el celular o su computadora portátil con fax y módem. Pero, lejos de estar adherido al equipo, lo usa sólo cuando es necesario. Brice funciona distinto. Ella quiere alejarse por completo de la tecnología y elige lugares donde ésta no pueda conectarse (por ejemplo, una cabaña en las montañas, sin teléfono) o donde su uso resulte muy costoso, como en cruceros.

Todos los asesores de empresarios en casa que entrevisté admiten que tomarse vacaciones es difícil incluso para ellos. Sin embargo, valoran la importancia del descanso como oportunidad para revitalizar cuerpo y mente. Aunque Pilgrim sugiere vacaciones trimestrales, quizá resulte imposible escaparse cada tres meses. Pero, el mero hecho de comprender que es imposible continuar con un ritmo que empieza a ser agobiante, es el primer paso para abandonar la oficina.

La Hora, Por Favor

Ralph Levey considera que dar un servicio eficiente es fundamental al regresar de un viaje de placer; por lo tanto, deja mensajes muy completos en su contestadora cuando vacaciona a Europa. Levey asegura a sus clientes que está en contacto con su contestadora todos los días y que responderá las llamadas inmediatamente si surge un problema o al cabo de unos cuantos días si el asunto es apremiente. Antes el empresario incluía el número telefónico de su casa en Italia para casos de emergencia. "Dejé de hacerlo cuando un cliente, pensando que el horario de Italia era de seis horas menos que Nueva York, me llamó a la una de la mañana para preguntarme sobre sus planes de viaje". Es indudable que aprendemos de nuestros errores.

Publicado en EntrepeneurenEspañol.com

Asistentes Virtuales - Nota Realizada por Eneko Huarte

¡Gracias, Eneko, por tu nota!

Asistentes Virtuales en Noticias.com

¿Es necesario promocionar los sitios web?

Todos sabemos que la presencia en Internet para cualquier negocio hoy es vital. Pero tener un sitio web no basta; se necesita promocionarlo para atraer visitantes. El diseño, las fotos, el texto son inútiles si nadie nos visita. Sería como preparar la mejor vidriera y no levantar la cortina.
Álvaro Mendoza, reconocido experto en Marketing y tecnologías de la información, con más de 10 años de experiencia en el medio, escribió muchos artículos sobre la promoción en Internet. Mendoza dice que es importante promocionar nuestro sitio para atraer visitantes y prospectos.
También menciona que si no promocionamos, nuestros sitios web estarán perdidos en la gigantesca telaraña de páginas web que habitan en la Red. No es suficiente construir nuestras páginas web y sentarnos a esperar que los visitantes lleguen a ella como por arte de magia.
Estas son algunas de sus recomendaciones:
• registrarse en los motores de búsqueda y directorios;
• participar en programas de intercambio de publicidad;
• adjuntar archivos de firma en toda comunicación que generemos;
• incluyendo grupos de noticias en los cuales debemos participar;
• obtener publicidad gratuita o de bajo costo a través de boletines electrónicos y listas de discusión;
• publicar su propio boletín electrónico;
• generar comunicados de prensa.
Es importante recalcar que las ganancias obtenidas en cuanto a aumento del tráfico se verán reflejadas en el mediano y largo plazo. Pero, el esfuerzo bien vale la pena: cada día aumentará el número de visitantes si promocionamos continuamente nuestro sitio web. Toda actividad de promoción que se pretenda hacer en la Red debe ser un proceso continuado, sistemático y no esporádico si se quiere alcanzar el éxito.

Para poder obtener tráfico de alta calidad es necesario trabajar el mercado adecuado, promocionando a la gente adecuada. Pero, de ese tema, hablaremos en las próximas semanas. ¡Hasta la próxima!

Quiero contratar una Asistente Virtual pero, ¿estará dentro de mi presupuesto?

Las asistentes virtuales facturan sus honorarios por hora de trabajo, que puede variar desde $15 a $70 dependiendo de la experiencia y habilidades que tenga. Las VA, o virtual assistants, pueden cotizar por hora, por proyecto o por abonos o planes especiales.

¿Qué modalidad es más conveniente? Eso depende de sus necesidades y las de su empresa.
Si por ejemplo, usted necesita una VA para desgrabar una conferencia o curso, la cotización seguramente se hará por hora. Si, en cambio, usted necesita realizar una investigación en Internet, u organizar un viaje o congreso, podrá pedir una cotización por proyecto.

Aunque, la modalidad más utilizada es mediante el uso de abonos o planes especiales. Con este método de trabajo, usted contrata un número determinado de horas por semana o mes, digamos 10 o 15 horas, para que su VA conteste e-mails, confirme entrevistas, o realice sus llamados. Estos abonos o planes especiales siempre contemplan un precio diferencial.

Cuando solicite un presupuesto, es importante que solicite una reunión con su VA y le explique cuáles son sus necesidades concretas. Ella podrá aconsejar qué modalidad se ajusta mejor a su empresa y su presupuesto.

Como Reducir el Correo No Deseado

Uno de los grandes problemas que enfrentamos los usuarios de correo electrónico es la cantidad de correo no deseado, o spam, que recibimos.

Hace unos meses, uno de mis clientes me pidió que escriba una nota con consejos para reducir el spam y me pareció una buena idea hacerles un resumen.

Si desean leer la nota original en ingles, este es el link: Reduce E-mail Spamming

El correo no deseado, o spam, es correo electrónico que promociona productos o servicios en la web y representa uno de los mayores inconvenientes en la red. Algunas de las razones son:

• Costos elevados. Puede que no se percate, pero todo mensaje electrónico tiene un costo. La transferencia de datos en Internet es costoso ya que al aumentar el tráfico se incrementan las inversiones en capacidad de transmisión y almacenamiento.
• El spam puede producir lentitud en la red. Grandes volúmenes de correo spam puede producir demoras de horas o hasta días en la entrega de correo o obstaculizar el rendimiento de las redes.
• El correo no deseado es mala educación. En Internet, se utiliza un código de comportamiento llamado Netiquette. Según estas reglas, el spam es considerado de mal gusto.

¿Qué puedo hacer para reducir el correo no deseado?

1. No de su dirección de correo electronico a desconocidos.
2. Pida a sus conocidos que no incluyan su dirección en mensajes a varios destinatarios.
3. No publique su dirección en un sitio web.
4. No utilice su dirección para enviar o recibir tarjetas de cumpleaños, agradecimientos u otros.
5. No utilice su dirección para redes socials tales como Facebook, MSN, etc.
6. No reenvie chistes, noticias, pedidos de donaciones, cadenas, etc.

Otras acciones que puedan ayudar a reducir el spam:

1. Cree diferentes cuentas de correo electrónico para usos especificos. Por ejemplo, puede usar una dirección para realizar compras. Cuando reciba correo spam en esa cuenta, desactívela y cree una nueva.
2. Puede crear una cuenta especial para las instituciones financieras.
3. Y otra cuenta para los sitios web que pidan registración.

¿Tiene otros consejos para reducir el spam? ¡Cómpartalos!

Cómo Hacer una Lista de Tareas más Efectiva

Seguramente, usted, como yo, tiene una larga lista de tareas que todos los días revisa, o completa, o pospone. ¿Cómo podemos organizarlas y, mejor aún, concretarlas? Les resumo un post de Ririan Project:

Según David Allen, un consultor sobre manejo del tiempo, la mayoría de las personas tienen entre 150 y 200 tareas para realizar en el corto plazo y entre 30 y 100 proyectos a el largo plazo en algún momento de su vida. Por eso, se inventaron las listas de tareas. Si tiene inconvenientes para tachar algunas tareas de su lista, lea estos consejos:

1. Escriba.

Al escribir las metas, se crean los caminos al éxito. El acto de la escritura activa la acción, pero es importante revisar la lista con frecuencia.

2. Sea específico y mensurable.

Defina y describa sus metas. Escriba cuándo y qué quiere lograr. También, explique sus razones.

3. Ponga una fecha de vencimiento.

Un sueño se convierte en meta cuando se le agrega una fecha. Sin una fecha, postergamos. Dibuje una línea horizontal con un punto en cada extremo. El punto izquierdo representa el presente y el derecho, el futuro. Aclare que quiere que suceda desde hoy hasta ese punto en el futuro.

4. Use frases positivas.

Las metas siempre deben escribirse en positivo. No describa un problema que quiera eliminar, ya que sino, se concentrará más en él.

5. Sea realista.

Está bien soñar en grande, pero vaya despacio. Si tiene una gran meta, divídala en pequeños pasos.

6. Haga listas cortas y separadas.

Separe sus metas en siete áreas: salud, relaciones, finanzas, cosas materiales, carrera, educación y recreación.

Si desean leer la nota original: 6 To-Dos For Making More Effective To-Do Lists

¿Qué tipo de servicios ofrecen las Asistentes Virtuales?

Los Asistentes virtuales pueden especializarse en diferentes servicios de soporte a negocios PYMES y personas físicas enfocándose en una particular área de producto o servicio, incluyendo administrativa, técnica, creativa, financiera y de gestión para asistir a sus clientes en forma virtual. Desde contestar llamados y responder correo electrónico hasta actualizar sitios web, armar presentación o preparar informes.

Estos son algunos de los servicios que Icon Virtual Assistance ofrece:

• Traducciones
• Organización de eventos
• Organización de viajes
• Recepción de llamados
• Recepción y manejo de correo electrónico
• Manejo de agenda
• Facturación
• Pago a proveedores
• Agenda y pago de impuestos
• Compra de regalos empresariales
• Presentaciones de Power Point
• Edición de informes, cartas, boletines
• Desgrabaciones de clases, conferencias, congresos
• Diseño de sitios Web
• Mantenimiento de sitios Web
• Investigaciones en Internet

¿Necesitás algún otro servicio? Anímate, escribinos y probá las ventajas de la Asistencia Virtual.

6 Pasos para Lograr Resultados Sobresalientes

Leí una nota publicada en Management Herald sobre el nuevo libro de Marcus Buckigham. Go, Put your strenghts to work apunta a explicarnos cómo aplicar concretamente nuestras fortalezas para maximizar nuestro éxito en el trabajo.

A lo largo del libro, el autor propone una disciplina de seis pasos para poner nuestras fortalezas a trabajar:

Paso 1: Rompa los mitos
El primer paso es estar convencido de que capitalizar nuestras fortalezas es la mejor manera de competir.

Paso 2: Aclare las cosas
Armado con un pensamiento basado en las fortalezas de los individuos, el paso siguiente es identificar sus propias fortalezas y debilidades.

Paso 3: Libere sus fortalezas
Este paso está diseñado para aprender las diferentes estrategias a fin de aprovechar sus fortalezas y ponerlas en práctica.

Paso 4: Frene sus debilidades
Este paso es especialmente desafiante porque invita a desprenderse de las debilidades para poder aplicar mejor las fortalezas.

Paso 5: Hable
Este es el momento de hablar con las personas que lo rodean de sus fortalezas, sin presumir, y de sus debilidades, sin quejarse.

Paso 6: Construya hábitos fuertes
Es necesario construir los hábitos correctos, para que a los largo del tiempo, sigamos teniendo el control de nuestras fortalezas, siempre tratando de desarrollarlas un poco más, y manteniendo a raya aquellas cosas que nos debilitan.

Datos de la investigación de Buckigham muestran que solamente el 17% de los trabajadores utilizan todas sus fortalezas en el trabajo. ¿Cómo utilizan ustedes sus fortalezas? Espero sus comentarios.

¿Cuáles son los Beneficios de Trabajar con una Asistente Virtual?

• Sólo se abona por el tiempo trabajado.
• No necesita lugar extra en su oficina o local, ni muebles, computadora ni útiles.
• Una asistente virtual puede encargarse de esos proyectos especiales o cargas de trabajo temporarias.
• Una asistente virtual maneja su propio negocios y brinda esa experiencia en cada tarea.
• Una asistente virtual estará disponible cuando su personal esté sobrecargado.
• Como las asistentes virtuales son emprendedoras independientes, usted no tiene que pagar impuestos, cargas sociales, ni medicina prepaga.
• Tampoco abona vacaciones, días por enfermedad ni feriados.

Además, también obtendrá otros beneficios extras:

• Más energía. Tendrá más energía al delegar las tareas que no le agradan.
• Más tiempo. Tendrá más tiempo para el trabajo que sí le agrada y para disfrutar los frutos de su esfuerzo.
• Más concentración. Eliminará distracciones.
• Más productividad. Con más concentración, será más productivo y efectivo, logrará sus objetivos en menos tiempo.
• Menos stress. Al lograr avanzar, los niveles de felicidad, energía y creatividad se elevan.
• Bases más fuertes. Las bases sólidas auguran crecimientos.
• Más ingresos. Todos estos elementos son clave para incrementar sus ingresos.

Negociar con éxito

Hoy quiero compartir una nota escrita por Juan Javier Alvarez que me resultó muy interesante sobre la negociación.

Constantemente negociamos. Pero a veces, perdemos de vista ciertos detalles que inutilizan nuestro esfuerzo en pos de lograr el éxito. He aquí algunos consejos y sugerencias de suma utilidad a la hora de negociar.

A modo de introducción
- Negociar no es imponer nuestra voluntad e intereses; eso de nada serviría. Negociar
es llegar a un acuerdo satisfactorio entre las partes.
- El resultado de la negociación debe beneficiar a todos. Por ello, es un error gravísimo el intentar imponerse.
- Para alcanzar este acuerdo, el negociador debe prepararse. Tiene que conocer a fondo el tema (y derivaciones del mismo) que se discutirá; poseer un estado de ánimo sereno (control de nervios y ansiedad); ser adaptativo a nuevos escenarios, ideas y situaciones; poseer el don de la empatía (acercarse al otro) y estar seguro de sí mismo y de llegar a los resultados previstos.
- Debe conocer todo lo que pueda acerca de su interlocutor, y de la trayectoria, política y estrategias de su empresa.
- Tiene que tener presente sus niveles mínimos de conformidad (hasta dónde resignar en favor de un acuerdo)
- No obstante ello, debe establezcer niveles de exigencia que, una vez negociados y a la baja, sean siempre muy ventajosos.
- Hay que organizar la oferta o propuesta de tal manera que genere, a medida que se expone, un creciente interés. Reservarse además algún "As" en la manga para sorprender gratamente e inclinar la balanza a nuestro favor nunca está de más.
A la hora de sentarse a la mesa
- Cuando se siente a negociar, deje de lado sus emociones y cualquier preconcepto que se haya formado con anterioridad. Sólo entorpecerán su función. Abra su mente. Tórnese receptivo.
- Estudie el estilo, ritmo y forma de dirigirse de su interlocutor. Busque adaptarse a él.
- Escuche más que hablar. Escuchando se aprende; hablando, no.
- Conozca las necesidades y expectativas de su interlocutor, y deje que las exponga sin interrumpirle. Demuestre genuino interés por su enfoque de la cuestión (recuerde que comprender no es ceder sus objetivos, ni tampoco es debilidad; sencillamente, es tratar de entender al otro mirando el asunto desde su perspectiva. Esto es muy ventajoso a la hora de exponer nuestros propios argumentos)
- Pregunte de forma abierta ("¿Qué opina sobre tal punto?") para permitir que su interlocutor se exprese más ampliamente, y esté atento a posibles contradicciones, reparos u omisiones. Vigile su lenguaje corporal; los gestos dicen mucho si se sabe interpretarlos. Pregunte en forma cerrada (respuestas cortas, del tipo "sí o no") cuando desee verificar si van por buen camino ("¿Estamos de acuerdo en esto?")
- Resuma pensamientos y busque su confirmación; esboce pequeñas conclusiones. A medida que avanza la conversación, puede hacerlo mediante una fórmula similar a: "Entonces, esta cifra oscilaría entre... ¿estamos de acuerdo?"
- Exponga sus argumentos y puntos de vista de forma clara y segura (si usted no lo está, ¿cómo pretende que le crean?), apoyado siempre con ejemplos y datos contrastables. Utilice cifras fáciles de recordar; evite decir: "Son 8.923 clientes los que cuentan con nuestro servicio." Reemplácelo por "cerca de 9.000".
- Intente plantearse posibles objeciones o preguntas que su interlocutor podría hacerle al escuchar su oferta, y busque respuestas. Prepare varios argumentos, con sus correspondientes ventajas. Toda negociación tiene un margen de improvisación sobre la marcha, pero hay que tratar de asistir lo mejor preparado posible.
- Si su interlocutor es un directivo de alto nivel, evite aburrirle con detalles innecesarios; vaya al grano directamente. Ayúdese con gráficos y enunciados muy directos a la hora de exponer resultados a conseguir ("Con esta alianza incrementaremos nuestra participación de mercado en un 15%")
- Promueva siempre un ambiente distendido y afable. Pero si un interlocutor se torna agresivo, jamás pierda el buen temple. Recuerde que usted es un profesional, y como tal está representando a su empresa. Debe lograr un acuerdo y para ello está sentado en esa mesa. Si el acuerdo tarda varias reuniones en concretarse, no importa. Usted está preparado para ello, y además, sabe bien que eso puede suceder. Encolerizarse o responder airadamente sólo serviría para cerrar puertas. Distienda el ambiente, pregunte por la causa de tal actitud e intente llevar de nuevo las cosas a un tono cordial.
- A la hora de mostrar su oferta, destaque claramente los resultados que se obtendrán, y no insuma más tiempo del necesario al enumerar la manera de llegar a ellos.
- Si le comparan con la competencia, no caiga en el error de criticarla. Apóyese en las ventajas diferenciales de su oferta al contestar.
- Cuando surjan objeciones por parte de su interlocutor, dedique el tiempo que sea necesario a resolverlas satisfactoriamente. Busque e implemente soluciones. ¿Están todos de acuerdo? Entonces, siga adelante.
- Si le dicen: "El precio es demasiado elevado", destaque la calidad o la oportunidad de su oferta, o cualquier otra característica diferencial. No acceda a rebajar el precio; sólo conseguirá desprestigiar su oferta y hará pensar al interlocutor que, si no decía nada, usted pretendía cobrarle en exceso.
- Establezca con su interlocutor un margen de maniobras, o una banda sobre la cual centrarán la negociación. Busque acercar posiciones.
- No intente forzar un cierre determinado en la negociación. El mismo debe llegar como consecuencia natural, al estar las partes de acuerdo en su conveniencia. Pero una vez llegado a este punto, no tenga reparos en exponerlo abiertamente.

Un último consejo...
Los negociadores son personas que se llevan, luego de cada sesión, mucho más que algunos datos objetivos. Se llevan aprecio, simpatía o desprecio hacia su interlocutor. La inteligencia emocional juega aquí, como en tantas otras facetas de la vida privada y profesional, un papel importantísimo.

Pues no sólo aplicamos estrategias y una buena dosis de experiencia al intentar cerrar un acuerdo. Nos implicamos nosotros mismos. Por eso, y por otras cosas, la negociación se constituye en un arte que día a día podemos mejorar y acrecentar. Para beneficio de todos.

Juan Javier Alvarez es Diplomado en Dirección y Administración de Empresas (EE.UU.) y Consultor internacional en Marketing y Gestión Empresarial. Ex Director de la consultora española "Estudio-Pymes". Publica trabajos y artículos en los más importantes medios de habla hispana: revistas Gestión (Argentina) y Actualidad Económica (Costa Rica); diario La Opinión, sección Negocios (Estados Unidos); revistas digitales Mercado (Argentina) y Actualidad Empresarial (España); portal Intermanagers.com.mx (México).

¿Qué es la Asistencia Virtual?

Muchas preguntas y consultas llegan a mi casilla de correo electrónico sobre la asistencia virtual. Quiero aprovechar este espacio para responder a las tantas preguntas que me hacen sobre esta novedosa industria. Intercalaré consejos y notas interesantes con las respuestas a sus inquietudes.

Comenzaré por definir la Asistencia Virtual. Según la VACC, Virtual Assistance Chamber of Commerce: “Una Asistente Virtual (o VA, Virtual Assistance en inglés) es una empresaria independiente que se especializa en proveer soporte administrativo permanente al construir relaciones estables y colaborativas con sus clientes.

Como otros proveedores de servicios, las Asistentes Virtuales operan desde sus propias oficinas y utilizan modernas tecnologías para prestar sus servicios y comunicarse con sus clientes.

El soporte que suministra una Virtual Assistant es fundamentalmente de carácter administrativo, secretarial o asistencial. Sin embargo, muchas Asistentes Virtuales brindan prestaciones adicionales considerados servicios creativos y técnicos.

Existen Asistentes Virtuales con experiencia en diversas industrias, pero la condición más importante para ser Asistente Virtual es haber trabajado por lo menos cinco años como asistente administrativa, asistente ejecutiva, secretaria, asistente o secretaria en el ámbito jurídico, asistente en el ámbito inmobiliario, encargada de oficina, etc. en una empresa real (no virtual).

Con esa experiencia, se espera que una Asistente Virtual posea las habilidades, el entrenamiento y el conocimiento comercial que conforman el distintivo de una verdadera Asistente Virtual calificada.”

¿Ustedes ya contrataron los servicios de una VA? Anímense y cuéntennos sus historias.

Bloc de Notas de Google

Google no deja de sorprender con las nuevas herramientas que ofrece. Hoy quiero recomendarles un nuevo recurso que descubrí la semana pasada y que me resultó muy útil. Si usted realiza investigaciones en Internet, el Bloc de Notas de Google seguramente le interesará.

Las ventajas que me gustaría resaltar:
*Recorta la información importante. Se puede añadir recortes de textos, imágenes y vínculos procedentes de páginas web y colocarlos en el Bloc de notas sin tener que salir de la ventana del navegador.
*Organiza las notas. Se puede crear varios blocs de notas, dividirlos en secciones y arrastrar y soltar las notas para organizarlas, añadir comentarios, categorías y realizar búsquedas.
*Accede desde cualquier parte. Se puede acceder desde cualquier equipo usando los datos de acceso a las cuentas de Google.
*Publique su bloc de notas. Puede compartir Google Bloc de notas al hacerlo público.

Para añadir recortes al Bloc de notas sólo hay que hacer clic con el botón derecho en el texto, imagen o vínculo que se desea y hacer clic en "Anotar esto (Google Bloc de notas)" en el menú. También se puede resaltar texto o imágenes en cualquier página web y hacer clic en el botón de recorte de tu bloc de notas mini, una extensión que se instala en la barra del explorador.

Espero que lo prueben y me cuenten sus experiencias.

Adicción Al Trabajo: Un Test Para Determinar Si El Trabajo Depende De Ti O Tú Del Trabajo

¿Cuántas llamadas recibes que no son de amigos/as sino de compañeros/as de tu trabajo? ¿Muchas?....Una de dos, o se te acaban los amigos o tu vida es tu trabajo.
¿Tomas las vacaciones en función de las necesidades de tu trabajo o en función de las necesidades tuyas o de tu familia? ¿Te aburres durante los domingos? ¿Las tardes libres son algo que sólo tienen los demás?
¿Tu pareja y los pocos amigos que te quedan insisten en que trabajas demasiado o ironizan sobre la herencia de tu empresa?
Aunque fuera cierta y la heredaras, no vale la pena entregar tu alma a la causa. No hay causa lo suficientemente valiosa como para que se nos vaya la vida en ella. Al menos, no un empleo.
Tal vez ocurra que te faltan recursos y debes invertir el triple de horas para hacer y rendir lo que otra persona logra alcanzar en 7 u 8 horas diarias. Pero también puede estar ocurriendo que tengas una adicción al trabajo y que no te hayas dado cuenta.
Y si así fuera, ¿cómo detectarlo? Te proponemos un cuestionario con 10 preguntas sencillas, responde con sinceridad a cada una de ellas y averigua tu grado de adicción al trabajo.

TEST DE DETECCIÓN PARA ADICTOS AL TRABAJO

1.-¿Tienes un horario determinado que cumples regularmente?
A) Sé cuando entro, jamás cuando salgo.
B) A veces.
C) Sí, siempre.

2.-¿Sueles llevarte alguna lectura-informe a casa?
A) Sí, casi todos los días.
B) A veces, en fin de semana.
C) Mis lecturas las encuentro en la librería.

3.-¿Te llaman por teléfono de tu trabajo a casa?
A) Sí, casi todos los días y muchas veces por nimiedades.
B) A veces.
C) Si me llaman es porque ha pasado algo extraordinario.

4.-¿Sientes que estás haciendo algo incorrecto cuando sales a la hora de salida del resto del personal?
A) Sí, es como si me tuviera que escapar o salir a escondidas.
B) A veces.
C) No, sólo con la sensación de que me voy con los deberes hechos.

5.-¿Tienes tu libreta de teléfonos con más colegas que amigos?
A) Definitivamente.
B) Probablemente mitad y mitad.
C) jeje! Tengo un par de colegas, el resto amigos.

6.-¿Notas que te falta algo si dejas tu maleta-ordenador en la oficina?
A) Tanto que vuelvo a buscarlos.
B) Depende si me he dejado algo importante.
C) Sí, me falta peso, jejeje!.

7.-¿Las vacaciones te resultan interminables a partir de la primera semana?
A) Muchísimo! Pero ya falta menos para volver.
B) No.
C) Me resultan cortas.

8.-¿Te quejas continuamente de que te falta tiempo?
A) Sí, es una costumbre.
B) A veces, cuando tengo muchas cosas que hacer.
C) Pues la verdad es que me las arreglo.

9.-¿Tus conversaciones suelen ser sobre el trabajo o predominan otros temas como hobbies, sociedad, deportes, cultura, política?
A) Es que mi trabajo me llena.
B) Depende, si estoy con colegas, sí.
C) ¿Trabajo? ¿Es un nuevo deporte?

10.-¿Te planteas o reconoces que el trabajo te requiere continuamente?
A) Sí, pero si no estoy yo, no hay quien lo haga.
B) A veces.
C) La verdad es que no me lo había planteado.

Suma las "A" y las multiplicas por 5; las "B" las multiplicas por 2 y las "C" por 0 (cero).

Puntuaciones:

De 30 a 50 puntos: Cambia de trabajo o el trabajo te ha cambiado ya a ti. En serio, reflexiona sobre los valores y necesidades que tienes tú y tu gente. Exige un espacio y un tiempo para ti y para hacerlo compatible con la vida. Al final ganan todos: tu empresa, tu familia y tú.

De 10 a 30 puntos: Bueno, estás en la media. Vamos como casi todo profesional que lucha por ese equilibrio entre la vida laboral y personal. No bajes la guardia y sé exigente con respecto a tu tiempo, a tu vida.

De 0 a 10 puntos: Pues no me lo creo, o has sumado mal, o has multiplicado mal, o no te lo crees y quieres hacernos creer lo que sueñas pero no alcanzas. Ahora en serio. Si realmente has contestado con sinceridad y te sale esa puntuación, enhorabuena, ¡escríbenos y dinos tu secreto!

Fuente: Capitalemocional.com

Nuevas tecnologías - Telefonía IP

Es increíble todos los avances logrados en los últimos años en cuanto a comunicación se refiere. Y por supuesto, más aún, en lo que a Internet se relaciona. Para las VAs, estas nuevas tecnologías son claves para poder realizar nuestro trabajo. Claro, gracias a ellas, podemos ser lo que somos: "virtuales".

Entre estas nuevas tecnologías, podemos citar a la telefonía IP. ¿Qué es una línea IP? Básicamente, una línea telefónica instalada a través de Internet. En Argentina, ya hay varias compañías que ofrecen este servicio. Infobae Profesional hizo un excelente resumen la semana pasada. Pueden leer el artículo, haciendo clic en el siguiente link:

Cuánto cuesta instalar un sistema de telefonía IP

Trabajo de Investigación sobre Teletrabajo

Hace unos días, recibí el Newsletter de Mujeres de Empresas. Allí, encontré un artículo muy interesante que me gustaría compartir con ustedes sobre una investigación que realizó la Comisión TIC de USUARIA y el IDRC de Canadá sobre el teletrabajo en países de América Latina y el Caribe. Este es el link:

http://www.mujeresdeempresa.com/blog/index.php/la-exportacion-de-teleservicios/

Espero que les resulte tan interesante como a mí.

Bienvenido al Blog de Icon VA

¿Qué es una Asistente Virtual?

Una asistente virtual (o VA, por sus siglas en inglés) es una profesional independiente, dueña de su propio negocio, que trabaja desde su propia oficina con la última tecnología disponible.

¿Cómo puede una Asistente Virtual ayudarme?

Una VA (o Asistente Virtual) puede realizar todas esas tareas administrativas y rutinarias que a usted le impide ocuparse de lo importante y necesario: hacer crecer su negocio, desarrollar sus proyectos o simplemente dedicarle más tiempo a su vida personal.
Tareas como facturar, pagar a proveedores, responder correo electrónico, corregir informes, hacer presentaciones, actualizar su sitio web. Además, usted solamente abona por las horas trabajadas y se olvida de las cargas sociales, vacaciones, equipamiento y capacitación.

Si querés saber más, sobre la asistencia virtual, visitá nuestro sitio web: http://www.iconva.com/

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